Palkka-avoimuus ja tekoäly – rekrytoinnin tulevaisuus ja uudet velvoitteet

Euroopan unionista tulevalla viimeaikaisella sääntelyllä on jatkossa suuri merkitys rekrytoinnin toteuttamiseen. Rekrytointiprosessissa korostuvat erityisesti palkka-avoimuusdirektiivi sekä tekoälyasetus, joiden merkityksen puutteellinen tietämys voi johtaa rekrytoijan tahattomiin laiminlyönteihin.

Palkka-avoimuusdirektiivi

Palkka-avoimuusdirektiivin rekrytointiprosesseihin kohdistuvat keskeiset muutokset sisällytetään Suomen lainsäädäntöön tasa-arvolain muutoksella. Harkittujen muutosten on tarkoitus tulla voimaan 18.5.2026. Lainsäädäntötyö on vielä kesken, minkä vuoksi lakimuutokseen voi tulla vielä jotain muutoksia ennen sen voimaantuloa. Lakimuutos edellyttää kuitenkin työnantajilta lisää läpinäkyvyyttä ja työntekijän tietoisuuden lisäämistä palkkaneuvotteluita varten jo rekrytointivaiheessa. Työnantajan tulee ilmoittaa työnhakijalle haettavana olevasta tehtävästä maksettava alkupalkka tai sen suunnitellun palkan vaihteluväli, jotka perustuvat objektiivisiin ja sukupuolineutraaleihin kriteereihin. Työnantajan on myös tarvittaessa ilmoitettava työehtosopimuksen kyseistä tehtävää koskevat asiaan kuuluvat määräykset. Tällä tarkoitetaan työehtosopimuksen palkan määräytymiseen liittyviä ehtoja. Pelkän sovellettavan työehtosopimuksen ilmoittaminen ei olisi enää riittävää.

Työnantajan on annettava työnhakijalle palkkaneuvottelua varten tarvittavat tiedot riittävän ajoissa, kuten julkaisemalla tiedot työpaikkailmoituksessa, antamalla ne ennen työhaastattelua tai muulla tavoin. Työnhakijan pyynnöstä työnantajan on annettava tiedot vammaiselle työnhakijalle saavutettavassa muodossa ja hänen erityistarpeensa huomioon ottaen. Lisäksi lakimuutoksen myötä työnantaja ei saa tiedustella työnhakijalta hänen nykyisen tai aiempien työsuhteidensa palkkatietoja.

Tekoälyasetus

Tekoälyasetusta, joka tuli voimaan 1.8.2024, sovelletaan vaiheittain, ja tällä on jatkossa merkittävä vaikutus myös rekrytoinnin osalta. Tekoälyasetuksessa säädetään eri riskitason luokitteluista erilaisille tekoälyjärjestelmille. Tekoälyn käyttö rekrytoinnissa luokitellaan suuririskisiin tekoälyjärjestelmiin, mikä 2.8.2026 alkaen edellyttää tiettyjen vaatimusten noudattamista ennen kuin tekoälyä voidaan käyttää rekrytoinnin tukena. Nämä vaatimukset liittyvät erityisesti analysoitavan datan asianmukaisuuteen, tekoälyn käytön ja päätöksenteon ihmisvalvontaan sekä käytön avoimuuteen ja läpinäkyvyyteen.

Tekoälyn käyttöönotossa on kuitenkin tärkeää ottaa huomioon jo nyt useita eri näkökohtia. Vaatimukset koskien henkilöstön tekoälylukutaitoa on keskeinen huomioitava asia. Työnantajalla on siis vastuu kouluttaa ja ohjeistaa henkilöstöään tekoälyn toimintaperiaatteista sekä mahdollisista riskeistä. Tekoälyä on hyödynnetty rekrytoinnissa esimerkiksi laajan hakijajoukon hakemusten käsittelyssä. Rekrytoijan on aina varmistettava, ettei tekoälyn tuottama aineisto ole vinoutunut eikä hakijoita syrjivä. Hyvin tyypillistä on, että työnhakija kertoo hakemuskirjeessään itsestään ja elämästään asioita, joilla ei ole merkitystä työn suorittamisen tai työnhakijan pätevyyden kannalta. Tällaisista asioista tekoäly saattaa tehdä päätelmiä, jotka voivat johtaa syrjivään lopputulokseen. Näin ollen rekrytoinnista vastaavien henkilöiden on oltava kriittisiä tekoälyä kohtaan ja ymmärtää, että päätöksenteko voi edellyttää heiltä tekoälyn tuotosten hylkäämistä.

Rekrytointiprosessissa on huomioitava myös tietosuojaa koskevat vaatimukset, joiden merkitys jatkossa korostuu tekoälyn ja tietosuojan läheisen yhteneväisyyden vuoksi. Työnhakijoita koskevan henkilötietojen käsittelyn on edelleen täytettävä lain asettamat vaatimukset. Lisäksi on huomioitava tekoälyn käytön vaikutukset henkilötietojen käsittelyyn. Rekrytoinnissa on huomioitava tarpeellisuusvaatimus, jonka mukaan työnantaja voi kerätä vain hakijan pätevyyttä ja kyseiseen työtehtävään sopivuutta koskevia tietoja. Työnantajan on myös kerättävä työnhakijaa koskevat henkilötiedot ensi sijassa työntekijältä itseltään. Tekoälyä käytettäessä on varmistuttava, että hakijasta muodostettu kuva perustuu vain hakijan lähettämään CV:n ja hakemuskirjeen sisältöön, huomioiden myös edellä mainitut riskit muun muassa syrjiviin elementteihin. Tietosuojan näkökulmasta on myös huomioitava henkilötietojen säilytysaika ja työnhakijan oikeus saada omat henkilötietonsa poistetuksi. Kerran syötettyjä ja tekoälyn käsittelemiä henkilötietoja voi olla haastava, jopa mahdotonta, poistaa muutoin kuin opettamalla tekoälymalli kokonaan uudestaan.

Lopuksi

Palkka-avoimuuden ja tekoälyn rekrytointisääntely voi aiheuttaa työnantajille uusia velvoitteita, mutta samalla se edistää vastuullista työnantajuutta. Rekrytoinnissa on tärkeää huomioida tasapuolinen ja tasa-arvoinen kohtelu. Sääntelyn muuttuessa päivitystarpeet on hyvä käydä läpi yhdessä juristin kanssa, jotta vältytään tahattomilta virheiltä.